Die neue Friseur-BWA

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Business Charts mit Diagrammen

Heute geht es bei „Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen“ von und mit Peter Gress um die spezielle Friseur-BWA, eine Gemeinschaftsentwicklung von Steuerberater Björn Malig und Peter Gress.

Die eine ultimative BWA gibt es nicht. Nur in den seltensten Fällen passen BWA und Buchhaltung zusammen, und es kommt meist keine sinnvolle Aufstellung der in der Buchhaltung gebuchten Zahlen heraus. Damit eine sinnvolle Verwendung der BWA garantiert ist müssen Sie im ersten Schritt die Form der BWA wählen, die wir hier als Friseur-BWA vordefiniert haben. Dann muss die Buchhaltung speziell für die BWA-Zwecke angepasst werden und nicht zuletzt müssen Sie lernen, die BWA richtig zu lesen und zu interpretieren. Lassen Se sich davon aber nicht abschrecken, das ist wesentlich einfacher als Sie denken.

BWA ist Steuerungsinstrument

Oft ist es des Unternehmers lästige Pflicht, die BWA bei der Bank vorlegen zu müssen. Meist ist das auch das einzige Mal, in dem mancher Unternehmer die BWA überhaupt wahrnimmt. Dabei ist sie ein unschlagbares Instrument für den schnellen Überblick über den finanziellen Stand des Unternehmens. In diesem Podcast geht es nun ganz explizit um einen kleinen Teil der BWA, der so genannten Kurzfristigen Erfolgsrechnung mit den Monatsauswertungen und den aufgelaufenen Zahlen des Geschäftsjahres. Sie ist mein wichtigstes Steuerungsinstrument, für mich sind es die zwei wichtigsten Seiten der monatlichen Auswertung. Warum ist das so? Ich brauche die Konzentration auf das Wesentliche, auf Übersichtlichkeit und daraus resultierende schnelle Information.

Erlöskonten

Ganz oben stehen in der BWA stehen die Umsatzerlöse. Die haben wir in Dienstleistungen und Verkauf getrennt, damit die beiden Umsatzbereiche übers Jahr miteinander verglichen werden können. Bei den Dienstleistungen haben wir für unser Unternehmen die wichtigsten Erlösbreiche definiert und aufgelistet:

1. Calligraphy-Cut
2. Haarschnitt
3. Haarfarbe
4. Kosmetik
5. Haarverlängerung/Haarverdichtung
6. Zweithaar

Aus diesen sechs Bereichen ergibt sich der Gesamterlös der Friseur-Dienstleistungen, die wir „Summe Dienstleistungen Kabinett“ nennen.

Der zweite Erlösbereich ist der Verkauf. Der Verkauf ist wie folgt definiert

  • Verkauf Friseurartikel – also alle Haar- und Hautprodukte unseres Lieferanten
  • Verkauf Handelsware – das sind Föne, Bürsten, Invisibobbles, Detangler und anderes

Daraus ergibt sich die „Summe Verkauf“.

Aus „Summe Kabinett-Dienstleistungen“ und „Summe Verkauf“ ergeben sich der Gesamtumsatz oder die Gesamtleistung.

Kostenkonten

Von dieser Gesamtleistung werden nun im ersten Schritt die variablen Kosten abgezogen. Der größte Teil der variablen Kosten ist der Wareneinkauf, aber auch Provisionen und Lieferkosten werden dort verbucht, denn Sie sind nicht jeden Monat gleich hoch. Die Höhe des Wareneinkaufs richtet sich nach dem Umsatz bei Dienstleistung und Verkauf, denn die können in manchen Monaten besser und in anderen Monaten auch mal schlechter sein.

Wir stellen den sechs oben genannten Erlöskonten gleich lautende Kostenkonten gegenüber. Welchen Sinn hat das? Hinter jedem Erlös stehen Kosten, die zwar mal höher und mal niedriger, aber immer vorhanden sind. Und ich will ja wissen, wie produktiv und gewinnbringend meine einzelnen Dienstleistungsbereiche sind. Das kann ich nur dann sehen, wenn ich Erlöse und Kosten gegenüberstelle, denn nicht die schiere Umsatzhöhe ist wichtig, sondern das, was als Gewinn aus der Dienstleistung nach Abzug der Kosten übrig bleibt.

Separate Konten für Kabinett und Heimverkauf

Bei den Friseurartikeln buchen wir den Einkauf für das Kabinett und den Heimverkauf auf separate Konten. Das hat folgenden Hintergrund:

Ich nehme mal den Farbbereich als Beispiel heraus, denn hier geht das meiste Geld verloren. Wenn ich eine Haarfarbe verkaufe brauche ich Rohstoff, und der kostet Geld: Haarfarbe, Entwickler, Pigmente, Shampoo, Pflege, um nur mal die wichtigsten zu nennen. Mit diesem Rohstoff erwirtschafte ich Umsatz, der nach Abzug der Kosten zum Gewinn der Dienstleistung führt. Nun möchte ich gerne wissen, wieviel Produkte (Euro und Prozent) ich denn im Kabinett verbrauche. Der Kabinettverbrauch darf bei uns nicht mehr ans sechs Prozent vom Gesamtumsatz betragen. Diese sechs Prozent Kabinettverbrauch ist eine ganz klar definierte Kennzahl meines Kennzahlensystems. Das setzt voraus, dass ich die eingekaufte Ware fürs Kabinett kennen muss, weil sonst die Kennzahlenkontrolle nicht möglich ist.

Vorteil fürs Finanzamt

Die Trennung von Kabinettware und Verkaufsware ist darüber hinaus für die Erklärung gegenüber dem Finanzamt sehr wichtig. Wenn der Prüfer nicht logisch nachvollziehen kann, wie die Einkäufe eingeordnet sind, droht Ihnen eventuelle eine Verwerfung der Buchhaltung und eine Umsatzschätzung, und das geht meist nicht gut aus für das Unternehmen.

Fixe Kosten

Nun, da alle variablen Kosten abgezogen sind bleibt der betriebliche Rohertrag übrig. Von dem werden im nächsten Schritt alle fixen Kosten abgezogen. In den fixen Kosten stecken:

  • Produktive Löhne
  • Unproduktive Löhne
  • Mieten
  • Abschreibungen und alle weiteren Kosten, die für den Betrieb Ihres Unternehmens anfallen

Nach Abzug der fixen Kosten bleibt dem Unternehmen das Betriebsergebnis. Abschließend werden noch Zinsaufwände, Zinserträge, neutrale Erträge und neutrale Kosten aufgeführt und am Ende steht das Ergebnis vor Steuern oder auch Vorläufiges Ergebnis genannt.

Chefzahlen

Ans Ende der Kurzfristigen Erfolgsrechnung haben wir die Chefzahlen gepackt. Die wichtigsten Kosten-Kennzahlen im Kennzahlensystem sind dort erfasst und prozentuell in Bezug zum Netto-Gesamtumsatz gesetzt. :

  • Kabinettverbrauch
  • Produktive Löhne
  • Verwaltungslöhne
  • Miete
  • Marketing
  • Verkaufsware

Somit erkenne ich auf einen Blick, ob meine wichtigsten Kennzahlen innerhalb der definierten Obergrenzen liegen. Im Grunde genommen reicht der Blick auf diese Kennzahlen, damit ich weiß, ob Handlungsbedarf besteht. Die Übersicht über Liquidität, Finanzmittel, Privatentnahmen, Privateinlagen und die Abschreibungen runden die Chefzahlen ab.

Wie das Kennzahlenssystem aufgebaut ist, wie die Zahlen zustande kommen und was Sie dafür tun müssen ist Inhalt meines Seminars „Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen“ am 17.9.2017 in Esslingen. Anmelden können Sie sich unter www.friseur-kennzahlen.de. Ich freue mich, wenn wir uns beim Seminar persönlich kennenlernen.

Bis dahin wünsche ich Ihnen noch einen schönen Sommer. Bleiben Sie gesund und bleiben Sie erfolgreich.

Ihr Peter Gress.

 

 

 

 

 

 

 

Planung der Einkommensteuer

 

Stempel Einkommensteuer klein
Wer Gewinn macht kommt um die Einkommensteuer nicht herum

Hallo und guten Tag, herzlich willkommen zum zum neuen Blog-Artikel aus der Reihe „Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen“. Heute geht es um die Planung Ihrer Einkommensteuerzahlung.

Umsatz minus Kosten ist gleich Gewinn. So weit, so gut. Wenn Sie meine Podcasts hören und schon auf meinem Seminar waren wissen Sie, dass wir in unserem Unternehmen einen Vorsteuergewinn von zehn Prozent anpeilen. Der Vorsteuergewinn wird so definiert: Das Geld das nach Abzug aller Kosten, also auch inklusive der Privatentnahme des Unternehmers, bleibt, um Steuern, Zinsen und Abschreibungen zu bezahlen. Steuern mögen wir nicht. Niemand mag sie, aber jeder will die höchstmögliche Effizienz seines Staates geniessen, und weil diese Effizienz nun finanziert werden will müssen wir eben Steuern bezahlen. Auch wenn wir mit der Verpflichtung an sich und mit der Verwendung danach nicht immer einverstanden sind. Da wir diese Situation aber nicht ändern können, müssen wir sehen, wie wir unsere Steuerzahlungen so organisieren, damit wir mit dem Finanzamt keinen Ärger bekommen.

Gewinn muss versteuert werden

Wer Gewinn macht muss Steuern bezahlen. Punkt. Gespräche ums Steuer sparen? Bitte nicht. Wer den besten Steuervermeidungstipp hat mag der Held am Stammtisch sein. Aber lassen Sie sich gesagt sein: Es erwischt jeden. Irgendwann. Wir haben ein besseres Leben wenn wir intelligent mit der Steuersituation umgehen. Schwarzgeld zu machen, um Steuern zu sparen, ist größtmöglicher, weil geschäftsschädigender Blödsinn. Je vernetzter wir werden, desto durchsichtiger werden wir. Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ regeln bei einer Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die in unseren Systemen gespeichert sind. Der Prüfer darf unsere Daten lesen, kann bei Bedarf auf Auswertungen zugreifen und er kann die Aushändigung der Daten auf einem Datenträger verlangen. Unser bester Schutz als Steuerzahler deshalb: Je mehr wir über die finanzrechtliche Seite wissen, desto vorausschauender können wir reagieren. Mein Tipp: Planen Sie Ihre Steuerzahlungen vorausschauend, dann leben Sie ruhiger.

Planung der Einkommensteuer

Wie plant man Steuerzahlungen? Es gibt sieben Einkunftsarten für die Ermittlung von Einkommen. Ich konzentriere mich in diesem Podcast nur auf die Einkünfte für Selbstständige aus Gewerbebetrieb, und ich berücksichtige weder Einkommen aus Vermietung oder Geldanlage.

Wenn Sie Ihren Betrieb schon einige Jahre führen, legt das Finanzamt für das kommende Jahr den Gewinn des Vorjahres als Berechnungsgrundlage für die Vorauszahlungen fest. Bei Neugründern ist das anders, sie müssen nicht voraus zahlen, weil es noch keine Berechnungsgrundlage gibt. Neugründern empfehle ich, auf jeden Fall monatlich eine feste Summe auf einem Rücklagenkonto zu parken, damit Sie bei der Nachberechnungen der Steuer und den sich daraus ergebenden Vorauszahlungen nicht in finanzielle Schwierigkeiten kommen. Wenn Sie zu der Sorte Unternehmer gehören, die diesen, ich gebe es zu, unerfreulichen Gedanken weit von sich schieben, dann muss ich Ihnen sagen: Es gibt keine Gnade für Sie. Im schlimmsten Fall sind Sie insolvent, wenn Sie Ihre Steuerschuld nicht begleichen können. Ein zweiter, sehr unangenehmer Fakt ist der, dass Ihnen Ihre Hausbank ganz gewiss keinen Kredit für eine Steuernachzahlung gewährt. Unternehmerische Nachlässigkeit wird nicht unterstützt. Wenn das Kind schon im Brunnen liegt hilft jammern nicht, voraus planen aber schon.

Vorauszahlungen

Gehen wir also davon aus, Sie haben Ihren Betrieb schon einige Jahre. Das Finanzamt legt die Vorauszahlungen für das kommende Jahr fest, fordert aber noch eine hohe Nachzahlung. Dann hat Ihr Steuerberater geschlafen. Sie sollten ihn wechseln. Nachzahlungen lassen sich verhindern, wenn Ihr Steuerberater die Quartals-Vorauszahlungen jeweils auf die Richtigkeit der voraus zu bezahlenden Summe prüft. Kurze Erklärung: Ihre Einkommensteuer ist immer zum 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember fällig. Durch einen kurzen Blick auf die Gewinnentwicklung sieht Ihr Steuerberater, ob Sie pro Quartal zu wenig oder zu viel vorausbezahlen. In beiden Fällen kann er die Vorauszahlung anpassen lassen. So haben Sie immer eine angeglichene Vorauszahlung und damit die Sicherheit, keine oder nur eine sehr geringe Nachzahlung leisten zu müssen. Sie kommen um die Zahlung der Einkommensteuer sowieso nicht herum, egal wie lange Sie die Begleichung mit Hilfe Ihres Beraters in die Zukunft zu schieben versuchen. Irgendwann wird die Steuer fällig und Sie werden das notwendige Geld dann nicht haben, denn hätten Sie es zum regulären Fälligkeitsdatum gehabt, hätten Sie ja nicht schieben müssen. Mit der Steuerplanung beweisen Sie unternehmerischen Weitblick und der wird bei der Bank und beim Finanzamt gerne gesehen.

Sorgenfreie Betriebsprüfung

Vor zwei Jahren hatten wir eine große Betriebsprüfung. Es ist schon ein angenehmes Gefühl wenn der Prüfer spontan und ohne Vorankündigung willkürlich drei Tagesberichte aus dem Prüfungszeitraum ausgedruckt haben möchte, und ich genau weiß, dass er nichts finden wird, weil alles sauber abgerechnet und verbucht ist. Das Ergebnis der Prüfung ergab eine Nachzahlung in Höhe von 1500 Euro auf die geprüften drei Jahre. Muss ich mich darüber aufregen? Nein, ich freue ich, dass wir vorausschauend geplant und exakt gebucht haben. Lassen Sie sich von neunmalklugen Lautsprechern mit dubiosen Steuerspartipps nicht verunsichern und planen Sie lieber gut, dann haben Sie mehr vom unternehmerischen Leben.

Andere Steuerarten

Die anderen Steuerarten wie Lohnsteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer behandle ich in separaten Podcasts. Zur Gewerbesteuer die wichtigste Information vorab: Die Gewerbesteuer wird mit Ihrer Einkommensteuerschuld verrechnet, Sie verlieren dieses Geld also nicht. Der Nachteil dabei ist eben, dass Sie diese Verrechnung halt erst einmal vorfinanzieren müssen. Würde ich aber die Gewerbesteuer nicht bezahlen müssen, wäre die Einkommensteuer um eben diesen Gewerbesteuerbetrag höher. Sparen würde ich also nichts.

Wenn Sie mögen können Sie gerne mein Seminar „Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen“ am 17.9.2017 in Esslingen besuchen. Sie erfahren wie ein effektives Kennzahlensystem aussehen kann, und ich stelle die in Kooperation mit unserem Steuerberater Björn Malig entwickelte Friseur-BWA vor. Es geht um die Kalkulation von Farbdienstleistungen und die erhellende Einsicht, dass viele Friseure mit der Haarfarbe kein Geld verdienen. Sie werden nach dem Seminar viele Belange rund um Ihre Zahlen mit anderen Augen sehen. Zahlen zu beherrschen ist keine Raketentechnik, jeder kann das lernen und dabei möchte ich Ihnen helfen.

Anmelden können Sie sich unter www.friseur-kennzahlen.de. Ich freue mich sehr darüber wenn wir uns in Esslingen persönlich kennenlernen. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Sommer. Bleiben Sie gesund und bleiben Sie erfolgreich.

Ihr Peter Gress

Stars und Diven verhindern Wachstum

 

Heute geht es um Stars im Salon. Jeder von uns möchte die leistungsfähigsten und kreativsten Mitarbeiter haben. Aber sind Stars im Salon wirklich nützlich? Ich behaupte, Stars und Diven sind nicht gut für den Betrieb. Sie ziehen zu viel Aufmerksamkeit auf sich, binden Produktivität, sie sind anstrengend und, je nach charakterlicher Ausrichtung, demotivierend für das gesamte Team. Nur in absoluten Ausnahmefällen sind sie gute Führungskräfte, denn sie sind vornehmlich an sich selber und an ihrem Weiterkommen interessiert. Oft sind sie launisch, zickig und sie polarisieren. Dadurch belasten sie das Team dauerhaft und sind deshalb kontraproduktiv für eine entspannte und kreative Arbeitsatmosphäre.

Solche Stars sind eine Belastung. Höchstleister mit Charakter, Teamgeist und klarer Zielsetzung dagegen sind sie absolute eine Bereicherung für das Team. Aber diese Mitarbeiter stehen normalerweise nicht zur Verfügung, denn sie haben bereits einen gut dotierten Job oder sie sind eben selbstständig. Die „Optimierte Mittelmäßigkeit“ die ich hier anspreche, ist deshalb zielführender als ein Superkönner, der vielleicht auch nur deshalb zum Superkönner wird, weil der Rest des Teams nicht gut genug entwickelt ist. Von dieser Seite aus muss man das Problem Star auch mal beleuchten. Das Wort Mittelmäßigkeit und seine Bedeutung hören und fühlen sich ungut an, denn wir wollen ja Premiumleistung produzieren. Bevor wir aber meinen Begriff der „Optimierten Mittelmäßigkeit“ vorschnell wegschieben, müssen wir folgendes analysieren: Was ist Premium überhaupt? Wo beginnt für uns Minderleistung und ab wann und unter welchen Gesichtspunkten ist Leistung überhaupt exzellent? Zwischen den Definitionen von Minderleistung und Exzellenz lebt und atmet das Mittelmaß. Aus einem hohen Leistungsmittelmaß erwachsen die wirklichen Höchstleister. Ein hohes Mittelmaß für alle Teammitglieder zu schaffen ist deshalb die wirkliche unternehmerische Herausforderung.

Als Unternehmer strebe ich einen hohen Leistungsstandard für meine Mitarbeiter an. Wie erreiche ich das? Indem ich systematisiere. Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass sich Leistung überhaupt erst entwickeln kann. Im Normalfall besteht ein Team aus erfahrenen Mitarbeitern, aus Nachwuchskräften und aus den Auszubildenden, die wir für unsere betriebliche Zukunft brauchen. Durch diese Verteilung im Team entsteht automatisch ein Leistungsgefälle nach unten. Wenn ich mein Team nach klar definierten, qualitativ und nutzenorientierten Unternehmenszielen systematisch entwickle, ist das Leistungsgefälle der erfahrenen Mitarbeiter eher klein. Spezialisierung minimiert das Gefälle noch weiter. Der Kundennutzen wird noch höher, weil die Eindringtiefe stark zunimmt. Die Herausforderung ist es, die Nachwuchskräfte meines Teams parallel fachlich und charakterlich gezielt und innerhalb eines zeitlich festgelegten Rahmens systematisch zu entwickeln.

Stars machen gerne ihre eigenen Regeln, sie widersetzen sich jeder Systematik. Ich kann aber keine Fremdinteressen in meinem Betrieb gebrauchen. Wir müssen die Mitarbeiter aus einer anspruchsvollen Ausbildung heraus in ein hohes Mittelmaß und weitergehend zum Höchstleister entwickeln. Und wieder sind hier die Stars im Weg. Sie sind zwar aus sich selbst heraus motiviert, fügen sich aber den Zielen des Unternehmens nicht. Sie schaffen es meist, dem Team ihren Stempel aufzudrücken und dann wird das sehr gefährlich, denn wenn ich hier die Kontrolle verliere habe ich die Hoheit über meinen Betrieb verloren.

Fazit: Durch eine anspruchsvolle Ausbildung wird ein hohes Mittelmaß erreicht, woraus sich wiederum teamfähige Höchstleister entwickeln können.

Ich würde diesen und weitere Gedanken sehr gerne mit Ihnen in meinem Seminar „Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen“ am 25.6.2017 in Esslingen weiterführen. Informationen und die Anmeldung finden Sie unter www.friseur-kennzahlen.de. Wenn Sie regelmäßig Informationen über Kennzahlen und Führung bekommen möchten können Sie dort auch den Newsletter abonnieren.

Ich freue mich auf Sie.

In diesem Sinne, bleiben Sie gesund und bleiben Sie erfolgreich.

Ihr Peter Gress