Kennzahl Produktivität - Peter Gress
Zeit ist Geld

Kennzahl Produktivität

Seminaranmeldung 25.6.2017 Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen

Die Produktivität eines Friseursalons hängt von den Faktoren Zeit, Preis, Schnelligkeit und Sicherheit der Mitarbeiter und vor allem von der Qualität der Terminvergabe ab. Jede Dienstleistung braucht ein definiertes Zeitraster, damit einerseits genügend und andererseits nicht zu viel Zeit im Terminkalender eingebucht wird. Die meisten Terminbücher und Onlinekalender sind in 15 Minuten-Raster aufgeteilt. Bei Gress Friseure werden beispielsweise für Augenbrauen färben 15 Minuten, für eine Beratung 30 Minuten, für den Haarschnitt 60 Minuten und für Foliensträhnen 120 Minuten eingeplant. Wenn wir, was bei Stammkunden normal ist, die Bedürfnisse, die Haare und die nötigen Einwirkzeiten besser kennen, können die Buchungszeiten vom Standardraster auch abweichen. Den exakten Zeitbedarf bestimmen wir in der Beratung und buchen dann den nächsten Termin voraus. Das beeinflusst auch die Kennzahl für Vorausbuchung positiv.

Terminbuchung Rezeption
Die Buchung der Termine am Telefon ist eine Schwachstelle, wenn das System nicht klar ist. Die Rezeptionistin muss am Telefon unterschiedliche Punkte abfragen, die die Produktivität maßgeblich unterstützen. Beispielsweise rufen viele Kunden an und buchen Schnitt und Farbe. Kunden verstehen unter dem Sammelbegriff “Farbe” aber auch Foliensträhnen, Glossing, Balayage und die sind alle mit unterschiedlichen Zeitrastern hinterlegt. Foliensträhnen über den ganzen Kopf? Nur am Oberkopf? Ansatzfarbe mit oder ohne Glossing? Welche Zeit soll also für die sogenannte „Farbe“ reserviert werden? Hier muss am Telefon explizit nachgefragt werden, sonst ist die gebuchte Zeit entweder zu lang oder zu kurz. Beides ist nicht gut.

Beratungstermin
Wenn eine Kundin spezielle Wünsche hat die wir am Telefon zeitlich nicht 100%ig festmachen können buchen wir für sie einen 30 Minuten Beratungstermin ein. Der Beratungstermin kostet 30 Euro, die werden bei Auftragserteilung voll angerechnet. So gibt es weder Engpässe noch Leerlaufzeiten, die Kundin wird gut beraten und wir geben ihr ein gutes und sicheres Gefühl dafür, dass sie den richtigen Friseur gewählt hat.

Aufhellung
Richtig schwierig wird die Terminvergabe bei einer Blondfärbung, weil je nach Ausgangston und Zielfarbe zwei, drei, vier oder sogar mehr Stunden dafür notwendig werden können. Dafür haben wir unser System „Mythos Blond“ entwickelt. Dazu mehr in einem separaten Artikel. Aber zurück zur Produktivität. Jeder Termin der nicht belegt ist kostet Geld. Buchungslücken sind der Feind der Produktivität. Lassen Sie trotzdem Vorsicht walten: Überbuchung eines Mitarbeiters ist langfristig auch keine gute Lösung. Überbuchungen vermindern die Arbeitsqualität und frustrieren Mitarbeiter und Kunden. Wenn Mitarbeiter Gefahr laufen überbucht zu werden, hilft meist eine Preiserhöhung, um ihnen Luft zu verschaffen und trotzdem den Umsatz zu halten.

Wenn sich Umsatz und Gewinn in Luft auflösen

Gewinn und Verlust
Bei Gress Friseure buchen wir im Stundenrhythmus. Jede belegte Stunde ist eine Stunde Produktivität. Das stimmt so aber nur, sofern die Dienstleistungen auch mit dem richtigen Zeitraster in den Terminkalender eingebucht werden. Warum ich das sage? Es kommt schon mal vor, dass Dienstleistungen auf eine Stunde gebucht werden, für die nur 30 Minuten Zeitraster vorgesehen sind. Das ist ärgerlich, weil verlorene Zeit und verlorener Umsatz, also eine negative Produktivität dadurch entsteht. Wenn wir bei sieben Stylisten und Mastern pro Tag jeweils 30 Minuten Produktivität verlieren sind das 210 Minuten pro Tag x 260 Arbeitstage = 54.600 Minuten schlampig gebuchte Zeit. Bei einem durchschnittlichen Minuten-Umsatzwert von 1 Euro sind das 54.600 verlorene Euro. Das zeigt, wie schnell ein Friseurunternehmen Geld verliert wenn die Termine zeitlich nicht der Zeitvorgabe entsprechend gebucht werden. Es zeigt aber auch, dass bei präziser Buchung ohne viel zusätzlichen Aufwand mehr Umsatz und Gewinn realisiert werden können.

Ansatzservice
Vor einigen Jahren haben wir mit dem Ansatz-Service eine neue Dienstleistung eingeführt. Die Überlegung dahinter war dreigeteilt: 1.) den Azubis eine Möglichkeit zur Bedienung eigener Kunden zu geben und dadurch auch bei den Azubis Eigenproduktivität zu generieren, 2.) den Farbanteil zu erhöhen und 3.) den Kunden einen hohen Nutzen zu bieten. Der Ansatzservice vereint all das und ist deshalb auch erfolgreich. Die Produktivität der Azubis steigt dadurch enorm an, weil der Ansatzservice an einen vierwöchigen Besuchsrhythmus geknüpft ist. Das bringt über’s Jahr gesehen eine abenteuerlich hohe Besuchsrate für den Salon. Es wäre natürlich sehr schön, wenn das bei allen Dienstleistungen gelingen könnte. Wenn der Preis akzeptabel ist, der Nutzen hoch, die Zielgruppe klar definiert und der Zeitrahmen klar abgegrenzt sind, dann wird das Produkt erfolgreich sein. Unsere Azubis sorgen mit dem Ansatz-Service für eigenen Umsatz, und sie sind darüber auch voll in den Produktionsprozess eingebunden. Die Termine für den Ansatz-Service dienen auch als zusätzlicher Puffer für kurzfristig ausgefallene Schneidetermine bei Meistern und Stylisten, die oft nicht schnell genug mit anderen Kunden ausgeglichen werden können.

Kontrolle des Zeitrahmens
Der Zeitrahmen von Farb-Dienstleistungen muss dauerhaft kontrolliert werden. Bei neuen Dienstleistungen höre ich auf meine Mitarbeiter, denn sie müssen die Dienstleistungen in der vorgegebenen Zeit umsetzen. Speziell bei neuen Dienstleistungen muss ich genauer hinschauen und den Zeitbedarf gegebenenfalls nachjustieren. Es macht durchaus Sinn, das zusammen mit dem Team zu tun, denn meist bekomme ich durch das Feedabck meiner Mitarbeiter wertvolle Hinweise darauf, wie wir die Systematik verbessern können. Und jede Verbesserung ist eine kleine Innovation die die Produktivität verbessert.

Die letzten 15 Prozent
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen schon eine hohe Auslastung und damit verbunden eine hohe Produktivitätsrate erreicht haben, wird jedes zusätzliche Prozent Verbesserung mühsam. Die ersten, größten Schritte sind einfach getan und Sie sehen schnell Erfolge. Die letzten 15 Prozent sind die schwersten, hier sollten Sie ein gewissen Maß an Duldsamkeit an den Tag legen und fünfe auch mal grade sein lassen, sonst schaffen Sie sich einen ständigen Quell von Frustrationen. Tragen Sie das Wasser von der Quelle zum Bad nicht mit hohlen Händen. Sie werden sicher scheitern, Ihren Mitarbeitern auf die Nerven gehen und ihnen und sich den Spaß an der Arbeit nehmen.

Gemeinsam optimieren
Sie sind zwar Impulsgeber, Organisator, Zirkusdirektor, Motivator und Chef des Unternehmens, aber Sie sind nicht Kindergartenaufsicht. Je größer Ihr Betrieb, desto weniger sehen Sie in jede Ecke und desto wichtiger ist Vertrauen in das Feedback Ihrer Mitarbeiter. Jede Kante, die Sie und das Team gemeinsam abschleifen erhöht Ihre Produktivität. Es ist nicht nur die Buchung alleine, auch nicht der Druck, und nicht die Kontrolle die den Erfolg bringt. Die Optimierung der Produktivität geht nur über das Vertrauen in die Menschen.

Fazit: 85 Prozent durchschnittliche Produktivitätsrate ist ein erreichbares Ziel. Wenn Sie dran bleiben und gemeinsam mit dem Team beständig daran feilen werden Sie die Kennzahl erreichen. Dann sind sie höchst profitabel unterwegs, sofern Ihre restlichen Kennzahlen stimmen.

Kennzahlen einfach gemacht

Seminaranmeldung 25.6.2017 Friseurbetriebe erfolgreich führen mit Kennzahlen

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