Meetingkultur - Peter Gress

Meetingkultur

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Ich hasse planlose Meetings. Wichtige Menschen sprechen wichtige Worte zu wichtigen Themen, nehmen sich selbst zu wichtig und hören sich gerne reden. Dabei wird oft nichts gesagt. Dieses endlose Durchkauen desselben Themas ist ätzend. Das schmerzt. Meine Gedanken schweifen regelmäßig ab und wollen sich partout nicht mehr einfangen lassen. Endloses Geschwafel, nicht enden wollende Diskussionen und am Ende der Vollfrust wenn wegen ziellosem Gelaber wieder kein greifbares Ergebnis erzielt wird. What a drag! Meetings sind ein Klotz am Bein: Ein leidiger Zeitfresser, von dem man denkt, er gehöre eben dazu.

Konsequenz
Ich weiß: Ohne Meetings geht es nicht. Aber ich kann sie besser gestalten. Teammeetings finden bei uns einmal im Monat innerhalb der Arbeitszeit am letzten Dienstag des Monats statt. Beginn ist 17:00 Uhr, Ende um 18:00 Uhr. Überzogen wird höchstens wenn es wegen einer noch nicht abgeschlossenen Kundenbedienung etwas später anfängt. Aber auch dann nie mehr als später angefangen wurde. Alle Tagesordnungspunkte sind in der Agenda aufgeführt. Es gibt Punkte die diskutiert und andere die nur mitgeteilt werden müssen. Chefs und Mitarbeiter sind angehalten sich kurz zu fassen, ihre Fragen so präzise wie möglich zu formulieren und zu prüfen, ob ihre Antworten in der Diskussion Klarheit in die Sache bringen. Unser Teammeeting im November hat die neuen Kommunikationsregeln innerhalb von 25 Minuten auf den Tisch gebracht. Umgesetzt werden die Ergebnisse aber nicht im Meeting, sondern während der folgenden Wochen und Monate. Warum also sollen wir im Meeting weiter darüber diskutieren? Es ist beschlossen und geht in die Umsetzung. Wenn angepasst oder geändert werden muss geschieht das aus der laufenden Situation heraus. In der Zusammenarbeit mit Menschen ist sowieso jeder Plan im permanenten Beta-Zustand.

Nach 60 Minuten ist das Meeting vorbei. Meine Tür steht für zusätzliche Gespräche immer offen. Wenn ich grade keine Zeit habe vereinbaren wir einen zeitnahen Termin dessen erneute Ansprache und Einhaltung selbstverständlich Chefsache ist.

Listen, Protokolle und Zeit

Unsere Mitarbeiter sind meist jung und Papier spielt in ihrer Welt keine große Rolle mehr. Wenn 15 Listen mit TOPs ausgegeben werden bleiben zwölf nach Ende des Meetings liegen. Wenn ich darauf bestehe, dass sie die Liste mitnehmen finde ich sie im Aufenthaltsraum wieder. Deshalb verzichten wir mittlerweile auf die Verteilung und hängen das Protokoll mit den Ergebnissen des Meetings am schwarzen Brett aus. Das ist eine schwache Alternative, das weiß ich schon, weil hier gleich das nächste Problem entsteht: Das Protokoll wird nicht gelesen. Die Lösung ist relativ simpel: In jedem Meeting darf es nur noch ein wichtiges Thema geben. Da wir das Ergebnis des Teammeeting in der Folge sowieso noch mit jedem einzelnen Mitarbeiter vertiefen müssen, brauchen wir auch nicht länger zusammensitzen. Es ist ein Fehler zu glauben, dass eine längere Sitzungsdauer mehr Klarheit für alle bringt. Nach einer Stunde ist Schicht im Schacht, denn dann hört einfach keiner mehr zu.

Ich kann Meetings nicht abschaffen, aber ich kann sie straffen und effektiver machen. Deshalb gelten bei uns folgende Regeln:

Regel 1: Ein Meeting ist kein Kaffeekränzchen
Regel 2: No Smartphose, never ever!
Regel 3: Agenda schriftlich festlegen und aushängen/austeilen
Regel 4: Teilnehmerkreis genau festlegen
Regel 5: Priorität zu Beginn, weniger wichtiges zum Schluss
Regel 6: Ziel des Meetings festlegen
Regel 7: Dauer des Meetings festlegen
Regel 8: Dauer des Meetings unbedingt einhalten
Regel 9: Zielführende Moderation
Regel 10: Konsens aktiv anmahnen und Entscheidung beschleunigen
Regel 11: Fazit ziehen und Meeting offiziell beenden
Regel 12: Nie aufhören, ein Meeting weiter zu verbessern

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